Aufbewahrungsfristen

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit
Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.

A

  • Abrechnungsunterlagen 10 Jahre
  • Abtretungserklärungen 10 Jahre
  • Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre
  • Akkreditive 10 Jahre
  • Aktenvermerke 10 Jahre
  • Angebote 6 Jahre
  • Angestelltenversicherung (Belege)10 Jahre
  • Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre
  • Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre
  • Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre
  • Ausgangsrechnungen 10 Jahre
  • Außendienstabrechnungen 10 Jahre

B

  • Bankbelege 10 Jahre
  • Bankbürgschaften 10 Jahre
  • Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 Jahre
  • Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
  • Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage 10 Jahre
  • Betriebskostenrechnung 10 Jahre
  • Betriebsprüfungsberichte 10 Jahre
  • Bewertungsunterlagen 10 Jahre
  • Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
  • Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
  • Bilanzunterlagen 10 Jahre
  • Buchungsanweisungen 10 Jahre

D

  • Darlehensunterlagen 10 Jahre
  • Dauerauftragsunterlagen 10 Jahre
  • Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre
  • Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 6 Jahre

E

  • Einfuhrunterlagen 10 Jahre
  • Eingangsrechnungen 10 Jahre
  • Einheitswertunterlagen 6 Jahre
  • Essenmarkenabrechnungen 10 Jahre

F

  • Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
  • Finanzberichte 6 Jahre
  • Frachtbriefe 6 Jahre

G

  • Gehaltslisten 10 Jahre
  • Geschäftsberichte 6 Jahre
  • Geschäftsbriefe 6 Jahre
  • Geschenknachweise 10 Jahre
  • Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre
  • Grundbuchauszüge 6 Jahre
  • Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre
  • Gutschriftsanzeigen 10 Jahre

H

  • Handelsbriefe 6 Jahre
  • Handelsbücher 10 Jahre
  • Handelsregisterauszüge 6 Jahre
  • Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 10 Jahre

I

  • Investitionszulage (Unterlagen) 10 Jahre
  • Inventare 10 Jahre

J

  • Jahresabschluss 10 Jahre
  • Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre

K

  • Kalkulationsunterlagen 6 Jahre
  • Kassenberichte 10 Jahre
  • Kassenbücher und -blätter 10 Jahre
  • Kassenzettel 10 Jahre
  • Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Jahre
  • Kontenregister 10 Jahre
  • Kontoauszüge 10 Jahre
  • Kreditunterlagen 10 Jahre

L

  • Lagerbuchführungen 10 Jahre
  • Lieferscheine (sofern keine Buchungsunterlagen) 6 Jahre
  • Lohnbelege 10 Jahre
  • Lohnlisten 10 Jahre

M

  • Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
  • Mahnbescheide (sofern keine Buchungsunterlagen) 6 Jahre
  • Mietunterlagen 10 Jahre

N

  • Nachnahmebelege 10 Jahre
  • Nebenbücher 10 Jahre

O

  • Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 Jahre

P

  • Pachtunterlagen 10 Jahre
  • Postscheckbelege 10 Jahre
  • Preislisten 10 Jahre
  • Protokolle 10 Jahre
  • Prozessakten (sofern keine Buchungsunterlagen) 6 Jahre

Q

  • Quittungen 10 Jahre

R

  • Rechnungen 10 Jahre
  • Registrierkassenstreifen 6 Jahre
  • Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
  • Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre

S

  • Sachkonten 10 Jahre
  • Saldenbilanzen 10 Jahre
  • Schadensunterlagen 6 Jahre
  • Scheck- und Wechselunterlagen 10 Jahre
  • Schriftwechsel 6 Jahre
  • Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
  • Spendenbescheinigungen (sofern keine Buchungsunterlagen) 6 Jahre

T

  • Telefonkostennachweise 10 Jahre

U

  • Überstundenlisten 10 Jahre

V

  • Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
  • Verkaufsbücher 10 Jahre
  • Vermögensverzeichnis 10 Jahre
  • Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 10 Jahre
  • Versand- und Frachtunterlagen (sofern keine Buchungsunterlagen) 6 Jahre
  • Versicherungspolicen 10 Jahre
  • Verträge 10 Jahre

W

  • Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
  • Wechsel 10 Jahre

Z

  • Zahlungsanweisungen 10 Jahre
  • Zollbelege 6 Jahre
  • Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

Nach Ablauf der Fristen sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie von Bedeutung sind für

  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen an ein Finanzamt.

Trotz sorgfältiger und gewissenhafter Bearbeitung kann keine Haftung für den Inhalt und keine rechtliche Beratung übernommen werden.

 

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